Pekanbaru – Dinas Perpustakaan dan Kearsiapan Kota Pekanbaru terus berinovasi dalam pengelolaan arsip. Sebagai langkah awal menuju pemerintahan berbasis elektronik (e-government), pemerintah telah memulai proses digitalisasi arsip melalui aplikasi Srikandi pada Rabu (21/8/2024).
Kepala Dispusip Kota Pekanbaru, Hj. Erna Juita, SH,. M.Si mengatakan kegiatan digitalisasi arsip ini dilaksanakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan arsip. Sesuai dengan Peraturan Kepala ANRI Nomor 1 Tahun 2019 tentang Standar Pelayanan Arsip, digitalisasi arsip bertujuan untuk memudahkan akses, pencarian, dan pelestarian arsip.
“Selain itu, digitalisasi arsip juga dapat mengurangi risiko kerusakan fisik arsip akibat faktor lingkungan atau bencana” ungkap Erna.
Sebagai tahap awal, Dispusip Kota Pekanbaru akan memfokuskan digitalisasi arsip yang dihasilkan pada tahun 2021 dan 2022. Pemilihan periode ini didasarkan pada pertimbangan bahwa arsip pada jangka waktu tersebut akan habis masa retensinya.
“Digitalisasi arsip merupakan langkah strategis dalam mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bersih. Dengan adanya arsip digital, kita dapat dengan mudah mengakses informasi yang dibutuhkan, sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih cepat dan tepat,” terangnya.
Aplikasi Srikandi dipilih sebagai platform untuk melakukan digitalisasi arsip karena beberapa alasan. Pertama, Srikandi merupakan aplikasi yang dikembangkan oleh pemerintah pusat dan telah teruji keandalannya. Kedua, aplikasi ini memiliki fitur yang lengkap untuk mendukung pengelolaan arsip secara digital, mulai dari penginputan metadata, klasifikasi, hingga pencarian arsip.
“Proses digitalisasi arsip akan dimulai dari kami sendiri. Setelah proses selesai, kegiatan digitalisasi akan dilanjutkan ke seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) di lingkungan Pemerintah Kota Pekanbaru,” tambahnya.
Proses digitalisasi arsip tentu tidak terlepas dari berbagai tantangan, seperti keterbatasan sumber daya manusia, anggaran, dan infrastruktur teknologi informasi. Namun, Dispusip Kota Pekanbaru optimis bahwa dengan dukungan dari seluruh pihak, proses digitalisasi ini dapat berjalan dengan lancar.
“Kami berharap dengan adanya digitalisasi arsip, pelayanan publik di Kota Pekanbaru dapat semakin meningkat,” tutupnya. (adv)
